GARIS PANDUAN UMUM UNTUK “MENGADAKAN” MESYUARAT AGUNG TAHUNAN (AGM) atau MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA (EGM) 

PERBADANAN PENGURUSAN (MC) – AKTA 318

- Merujuk kepada Sub-Seksyen 39,41(5),43(1) & (2) – Akta 318, dan

- Jadual Kedua (Seksyen 39) – Akta 318

PERKARA :

1. TEMPOH MASA MESYUARAT 

2. NOTIS MESYUARAT

3. KORUM MESYUARAT

4. TEMPAT MESYUARAT

5. AHLI MESYUARAT

6. AGENDA MESYUARAT

7. TATACARA PENGUNDIAN DAN HAK MENGUNDI

8. PENDAFTARAN KEHADIRAN

9. LAPORAN  

1. TEMPOH MASA MESYUARAT: 

1. Suatu Mesyuarat Agung Tahunan Pertama (FAGM) hendaklah diadakan dalam tempoh 1 BULAN selepas tamat tempoh permulaan. (Sub-Sek. 41(1) dan Sub Perenggan 8(2) – Akta 318)

2. Suatu Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) hendaklah diadakan SEKALI (1) dalam setiap tahun, dan tidak melebihi 15 bulan luput antara mesyuarat agung.

3. Mesyuarat Agung Luarbiasa (EGM) boleh diadakan bila-bila masa jika perlu. (Sub-Perenggan 9(1)-Jadual Kedua Akta 318)

2. NOTIS MESYUARAT:

Notis mesyuarat agung pertama (FAGM) dikeluarkan oleh pemilik asal sekurang-kurangnya 14 HARI sebelum tarikh mesyuarat.

(Sub-Seksyen 41(4) – Akta 318)

Notis Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) hendaklah dikeluarkan oleh Perbadanan Pengurusan(MC), sekurang-kurangnya 7 HARI sebelum tarikh mesyuarat.

(Perenggan 10 –Jadual kedua Akta 318)

a. Kandungan Notis Mesyuarat Agung.

       1. Nama dan alamat pemilik petak (pembeli/penerima), seperti didalam daftar pemilik/pembeli &            Surat Perjanjian Jual Beli (SPA).

       2. Tarikh, Tempat dan Masa Mesyuarat di adakan.

       3. Agenda mesyuarat. 

 b. Memaklumkan syarat penentuan kelayakan berhutang. (ditentukan oleh badan (MC)) - dibenarkan jika perlu sedikit kelonggaran. (Perenggan 15 – Jadual Kedua Akta 318)

c. Memaklumkan penentuan bilangan Korum berdasarkan senarai Daftar Pemilik dan Kelayakan berhutang.

d. Penyampaian Notis kepada pembeli.

       1. Menyampaikan dengan tangan / sendiri.

       2. Melalui pos berdaftar ke alamat terakhir yang diketahui.

       3. Menampalkan notis pada bahagian utama petak atau alamat terakhir yang diketahui.

e. Mempamerkan salinan notis mesyuarat ditempat umum atau tumpuan awam.

f. Menghantar satu salinan notis kepada Pesuruhjaya Bangunan (COB).

3. KORUM MESYUARAT:

Penentuan jumlah dan bilangan kelayakan Korum untuk pengesahan mesyuarat adalah berdasarkan syarat berikut:

(Sub-Perenggan 11(1) & (2) Jadual Kedua-Akta 318).

a. Setengah (1/2) daripada bilangan pemilik berdaftar yang berhak mengundi.

(yang layak / tiada tunggakan hutang).

b. Selepas setengah (½) jam pertama, korum tidak dapat dicapai, mesyuarat akan ditangguhkan ke hari yang sama minggu hadapan.

(ditangguhkan 1 minggu).

c. Pada panggilan kali ke-2, jika selepas setengah jam, tiada korum dapat dicapai, pemilik yang layak dan hadir hendaklah menjadi satu korum.

d. Pengesahan korum dan kelayakan mengundi yang dibenarkan oleh korum Mesyuarat sebelum mesyuarat dijalankan.

(Sub-Sek. 39(5) – Akta 318)

(Sub-Sek. 43(2) – Akta 318)

Nota : Syarat Kelayakan.

1. Seseorang itu mestilah seorang pemilik berdaftar yang telah memindahmilik dan didaftarkan Hakmilik Strata.

2. Pemilik tersebut tidak mempunyai tunggakan atau berhutang Caj Penyenggaraan atau lain-lain caj tanggungan.

4. TEMPAT MESYUARAT:

a. Mesyuarat boleh diadakan di Dewan awam atau tempat awam didalam kawasan perumahan atau yang berhampiran.

b. Kemudahan peralatan siaraya yang baik dan munasabah.

c. Kemudahan peralatan kerusi dan meja yang memadai dan berpatutan.

5. AHLI MESYUARAT:

a. Semua pemilik petak / unit. (tanpa mengira kelayakan berhutang).

b. Pemilik bersama, perlu kemukakan surat proksi.

c. Pemilik yang mempunyai lebih dari satu petak/unit, dibenarkan untuk proksi atau wakil pendaftaran dan mengundi.

6. AGENDA MESYUARAT:

a. Melantik Pengerusi mesyurat. – daripada pemilik berdaftar yang layak mengundi.

b. Melantik pencatat minit.

c. Membentangkan dan membincangkan Minit Mesyuarat agung terdahulu (jika berkaitan).

d. Membentang dan menerima Penyata akaun Kumpulan Wang Pengurusan/ Akaun Perbadanan Pengurusan. (jika berkaitan)

        1. Pembentangan dan pengesahan akaun.

e. Pengesahan Insurans oleh Perbadanan Pengurusan: (jika berkaitan)

        1. Pengesahan Insurans.

        2. Pengubahan Insurans.

        3. Pelanjutan Insurans.

f. Penentuan Caruman ke Kumpulan Wang Pengurusan: (jika berkaitan)

        1. Penentuan amaun caruman caj.

        2. Penentuan amaun caruman Akuan Khas / Sinkung Fund.

g. Pemilihan semula Ahli Majlis MC: (jika berkaitan)

        1. Penentuan semula jumlah ahli majlis (antara 3-14 orang).

         (Sub-Perenggan 2 (1) – jadual Kedua Akta 318)

        2. Kelayakan keanggotaan Ahli Majlis MC – berdasarkan kegagalan hadir mesyuarat MC.

h. Pindaan Undang-undang Kecil / House Rule: (jika berkaitan)

        1. Penentuan pindaan undang-undang kecil tambahan. (jika ada)

i. Membahas dan meluluskan Usul-usul jika ada: (jika berkaitan)

        1. Peraturan dalaman (House Rule)

        2. Penetapan kadar caj bulanan.

        3. Penetapan Kadar Wang Penjelas (Sinking Fund)

        4. Penetapan Kadar denda pembayaran lewat.

j. Lain-lain perkara yang difikirkan perlu. Agenda mesyuarat dan perbincangan tertakluk kepada keperluan dan mesyuarat agung diadakan. 

7. TATACARA PENGUNDIAN DAN HAK MENGUNDI:

(Sub-perenggan 13&14&15 – Jadual Kedua Akta 318)

1. Secara angkat tangan – akan bersamaan dengan satu setiap pemilik atau wakil/ proksi.

2. Secara pengundian (poll) jika dituntut oleh seseorang pemilik atau wakil /proksi – akan bersamaan dengan jumlah Unit Syer petak yang diwakili.

3. Pemilik hsair sendiri atau proksi /wakil.

4. Pembeli bersama perlu lantik proksi/wakil.

8. PENDAFTARAN KEHADIRAN AHLI:

a. Penyediaan senarai kehadiran pembeli.

        1. Senarai Pemilik berdaftar (ada Surat Hakmilik Strata)

        2. Senarai Wakil/Proksi.

        3. Senarai pembeli/penduduk/penyewa (sebagai pemerhati/dijemput)

b. Penyediaan Tag undi bagi pembeli yang layak. – bagi membezakan kelayakan boleh mengundi.

c. Penyediaan penyata pembayaran caj bagi menentukan kelayakan mengundi kepada pemilik.

d. Carta aliran pendaftaran bagi memantau penentuan kehadiran Korum.

        1. Pada setengah jam pertama.

        2. Selepas setengah jam kedua (jika perlu)

9. LAPORAN:

a. Menyediakan dan mengemukan satu laporan dan minit mesyuarat kepada Pesuruhjaya Bangunan dalam tempoh 28 hari dari tarikh mesyuarat.

(Sub-Perenggan 7(5), Jadual Kedua – Akta 318)

1. Makluman perantikan semula Ahli Majlis (MC), (jika ada)

2. Makluman ketetapan dan keputusan mesyuarat.

3. Lain-lain usul atau cadangan atau pindaan Undang-undang Kecil bagi maksud senakan dibawah Akta 318.